KANTOORKLACHTENREGELING

Artikel 1: Begripsbepalingen In deze kantoorklachtenregeling

  1. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  2. Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  3. Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2: Toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Advocatenkantoor Maleki en de cliënt, ook op onder verantwoordelijkheid van een advocaat werkzame personen.

Artikel 3: Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

 Artikel 4: Informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Advocatenkantoor Maleki heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden (overeenkomstig het daaromtrent bepaalde in de algemene voorwaarden van Advocatenkantoor Maleki in beginsel voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur. Het Reglement Geschillencommissie Advocatuur kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres Postbus 90600, 2509 LP Den Haag.

Artikel 5: Interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. S. Pejman van Advocatenkantoor Pejman Law, Hullenbergweg 300, 1101 BV Amsterdam, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. In geval van tegenstrijdig belang kan Advocatenkantoor Maleki in voorkomend geval een nadere klachtenfunctionaris nomineren.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, bevestigen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de klacht.

Artikel 6: Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING

Advocatenkantoor Maleki waarborgt de privacy van gebruikers van deze website en gebruikers van haar diensten. Persoonsgegevens van gebruikers worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Advocatenkantoor Maleki houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) stelt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Advocatenkantoor Maleki verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Lijst met uw contactgegevens via een app of social media
  • IP-adres
  • Internetbrowser en apparaat type

Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?

Advocatenkantoor Maleki verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

  • Ras
  • Taal
  • Godsdienst of levensovertuiging
  • Strafrechtelijk verleden
  • Gevoelige gegevens met betrekking tot uw juridische zaak/rechtszaak
  • Bij Advocatenkantoor Maleki leveren wij juridische diensten alvorens u overgaat tot (volledige) betaling daarvan. Om dit mogelijk te maken en u en onszelf te beschermen tegen misbruik, kunnen wij uw kredietwaardigheid laten toetsen. Dit doen wij door de noodzakelijke persoonsgegevens (waaronder uw adresgegevens) te verstrekken aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar, die deze gegevens alleen voor dit doel mag gebruiken
  • Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via fmaleki@malekiadvocatenkantoor.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Vreemdelingennummer

Waarvoor hebben wij uw gegevens nodig?

Advocatenkantoor Maleki verwerkt uw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling
  • Verzenden van informatie over ons kantoor
  • Om contact met u te leggen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Om diensten en producten aan u te kunnen leveren
  • Advocatenkantoor Maleki analyseert uw gedrag op de website om daarmee onze website te verbeteren en ons aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren
  • Advocatenkantoor Maleki verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte

Wat doen wij met uw gegevens?

Advocatenkantoor Maleki verzamelt uitsluitend persoonsgegevens die uitdrukkelijk en vrijwillig zijn opgegeven door de gebruiker van onze diensten en/of website. Wanneer u persoonsgegevens opgeeft, zullen deze bovendien uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor u deze gegevens hebt verstrekt.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Advocatenkantoor Maleki zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Onze bewaartermijn(en) luiden als volgt:

  1. Fysieke gegevens en digitale gegevens met betrekking tot uw zaaksdossier (inclusief persoonsgegevens): vijf jaar na afsluiten van uw zaak vanwege de beroepsaansprakelijkheid
  2. Administratieve en financiële gegevens (inclusief persoonsgegevens): zeven jaar vanaf het moment van vastlegging vanwege de administratieplicht
  3. Cliënt identificatiegegevens (naam, geslacht, geboortedatum, burgerservicenummer): zolang het kantoor wordt voortgezet vanwege het voorkomen van tegenstrijdig belang
  4. Overige gegevens zoals de gegevens die op of via de website worden verstrekt (inclusief eventuele persoonsgegevens): vijf jaar vanaf het moment van vastlegging vanwege de beroepsaansprakelijkheid

Kunt u een kopie van uw dossier opvragen?

Wij versturen u per e-mail of per post zoveel mogelijk stukken die wij ontvangen en verzenden. Wanneer uw zaak ten einde is gekomen, sturen wij u een sluitbrief waarin te lezen valt dat u uw originele stukken retour kunt ontvangen indien u zulks aangeeft. Aan afgifte van deze originele stukken zijn geen kosten verbonden mits deze per reguliere post worden verzonden of aan u worden overhandigd op ons kantoor.

Wanneer u een afschrift wenst van uw gehele dossier zijn hieraan kosten verbonden. Bij een dossier tot 100 pagina’s bedraagt deze vergoeding € 0,25 per pagina met een maximum van € 5,-. Bij een dossier met ten minste 100 pagina’s bedraagt deze vergoeding € 0,10 per pagina met een maximum van € 22,50. Indien uw dossier cd-roms of dvd-roms bevat, wordt per gegevensdrager € 2,50 in rekening gebracht vanwege de kosten die gemoeid zijn met het kopiëren van de gegevens ten behoeve van het archief.

Indien overdracht van uw dossier wordt verzocht door een andere rechtsbijstandsverlener met het doel om de behandeling van het dossier voort te zetten wordt het dossier rechtstreeks toegezonden naar deze nieuwe rechtsbijstandsverlener zonder dat daarvoor kosten in rekening worden gebracht mits dit geschiedt op digitale wijze, per reguliere post of door persoonlijke afgifte op ons kantoor.

Delen wij uw gegevens met anderen?

Advocatenkantoor Maleki verstrekt uw persoonsgegevens nimmer aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of ons kantoor daartoe verplicht is op grond van de wet, waaronder, maar niet uitsluitend de WWFT, of een rechterlijke uitspraak.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zoals de beheerder van ons CRM-programma, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Advocatenkantoor Maleki blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Advocatenkantoor Maleki neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Zo maakt Advocatenkantoor Maleki gebruik van zogeheten SSL-encryptie (Secure Socket Layer) om uw gegevens te beschermen. U herkent het gebruik van deze SSL-encryptie aan de verandering van de protocolaanduiding voorafgaand aan het webadres van ‘http:’ in ‘https:’. De ‘s’ in ‘https’ staat voor ‘secure’ (‘beveiligd’).

SSL-encryptie houdt in dat uw persoonlijke gegevens versleuteld worden, zodat deze niet door derden kunnen worden (in)gezien. Dat betekent dat als u met ons communiceert via de website dat op een veilige wijze gebeurt waarbij alleen u en wij de gegevens die u verstuurt kunnen inzien.

Als u ondanks de getroffen maatregelen de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via fmaleki@malekiadvocatenkantoor.nl.

Hoe gebruiken wij cookies?

Advocatenkantoor Maleki gebruikt functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies om het websiteverkeer te analyseren. Deze cookies verwerken geen persoonsgegevens. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Zo maakt onze website gebruik van Google Analytics, een statistiekendienst van Google Inc. (“Google”), om de gegevens van deze website te analyseren. Deze software maakt gebruik van cookies. Google maakt gebruik van deze cookies om analyses uit te voeren ten aanzien van het gebruik van deze website door gebruikers. Op grond van deze analyses kunnen wij onze website en daarmee onze dienstverlening verbeteren.

Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Advocatenkantoor Maleki alsmede Google. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van Google.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar fmaleki@malekiadvocatenkantoor.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservice- of vreemdelingennummer zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Advocatenkantoor Maleki zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Wijziging privacy- en cookieverklaring

Advocatenkantoor Maleki behoudt zich het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring te wijzigen.

 Vragen over privacy of cookies?

Indien u vragen heeft over uw privacy en over hoe wij met uw privacy omgaan dan kunt u contact opnemen met ons opnemen via fmaleki@malekiadvocatenkantoor.nl